電話代行サービスとは?

自社あての電話を業者に転送

法人の設立要件が緩和されたことなどもあって、近年はごく少人数で、場合によっては1人で起業を行う人が増えてきました。こうした情勢を受け、改めて注目を集めるようになったのが電話代行サービスです。 電話代行サービスとは、その名の通り電話対応を代行してもらえるアウトソーシングサービスの一種です。顧客は企業が中心ですが、自宅で開業している個人がプライベートとの区別を図るために利用するケースもあります。 サービスの基本的な仕組みは次の通りです。まず、代行してほしい電話に専用の機器を取り付け、自動転送されるように設定しておきます。するとその番号にかかってきた電話が業者のもとに転送され、専門のオペレーターが対応します。通話が終わったら、受け取ったメッセージをテキストにしてメール等で依頼者あてに報告します。

必要な時だけ利用可能

電話代行サービスを利用する際、依頼者はオペレーターに任意の名称を名乗らせることができます。ですからたとえば依頼者の社名等を使用すれば、電話をかけてきた相手は社員の1人が応答しているかのように受け取って通話を続けることになります。そのため、機械による留守番電話よりも柔軟な対応が可能になるという特徴があります。
転送設定は手元で切り替えられるので、たとえばオフィスに社員がいる間は自ら電話を取り、外出中や別室で会議中の場合だけ代行してもらうといった使い方も可能です。また、業者の中にはかかってきた電話をいったん受けてから依頼者の携帯電話に転送するというオプションサービスを提供しているところもあるので、自席にいなくてもまるで内線電話を回してもらうような感覚で対応することもできます。